Realizacja obowiązku informacyjnego o ochronie danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako RODO lub ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), informujemy, że:

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Gminny Ośrodek Kultury im. Wł. Reymonta w Kołaczkowie z siedzibą: pl. Wł. Reymonta w Kołaczkowie, 62-306 Kołaczkowo tel. 61 438-50-78 adres e-mail gokkolaczkowo@wp.pl

2. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się poprzez e-mail iod@comp-net.pl

3. Cel przetwarzania, podstawę prawną oraz okres przechowywania danych osobowych, przedstawia tabela:

Cel przetwarzania Podstawa prawna przetwarzania Okres przechowywania danych
Organizacja konkursów, przeglądów, festiwali, imprez i wystaw Zgoda osób, których dane dotyczą  Przez okres zgodnyz przepisami prawa lub do czasu wycofania zgody
Zagospodarowanie czas wolnego dzieci i młodzieży  Zgoda osób, których dane dotyczą lub rodzica/opiekuna prawnego Przez okres zgodnyz przepisami prawa lub do czasu wycofania zgody
Obsługa CV kandydatów do pracy Zgoda osób, których dane dotyczą  Przez okres zgodnyz przepisami prawa lecz nie dłużej ni 12 miesięcy lub do czasu wycofania zgody
Prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej wraz z pocztowymi książkami nadawczymi Przepis prawa – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe Do czasu wykonania zadania a następniezgodnie z obowiązującymi przepisami
Obsługa finansowo-księgowa Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych umowa zawarta z osobą fizyczną 5 lat po zakończeniu roku budżetowego
Zawieranie umów cywilno-prawnych  z osobami fizycznymi Ustawa z dnia  23 kwietnia 1994 r.Kodeks cywilny umowa zawarta z osobą fizyczną Do czasu wykonania zadania a następniezgodnie z obowiązującymi przepisami
Prowadzenie kart bibliotecznych Zgoda osób, których dane dotyczą 5 lat od ostatniej wizyty i/lub po upływie 10  lat od przewidywanego termin zwrotu wypożyczonych i nie zwróconych publikacji 
Monitoring Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym – bezpieczeństwo ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, ustawaz dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym Nie dłużej niż 3-mc
Prowadzenie formularza kontaktowego Zgoda osób, których dane dotyczą Do wycofania zgody jednak nie dłużej niż 12 miesięcy

4. W zakresie przetwarzania danych osobowych, posiadają Państwo następujące prawa:

  • dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa, mają Państwo możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane,
  • prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa, mogą Państwo zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych, wynikających z błędu przy zbieraniu, czy przetwarzaniu danych,
  • prawo do usunięcia – korzystając z tego prawa, mogą Państwo złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności wniosku, dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania, realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi.
  • prawo do ograniczenia przetwarzania – korzystając z tego prawa, mogą Państwo złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowości przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku, możemy dane jedynie przechowywać. Odblokowanie przetwarzania może odbyć się po ustaniu przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania.
  • prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody i w sposób zautomatyzowany.
  • prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa, mogą Państwo, w dowolnym momencie, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f. (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie, jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych, objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, w przypadku jeżeli przetwarzania, dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem.

5. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących, narusza przepisy RODO.

6. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych w tabeli, za wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa, gdzie podanie danych jest obowiązkowe.

7. Państwa dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.

8. W niektórych sytuacjach, mamy prawo przekazywać Państwa dane dalej (jeśli jest to konieczne), aby móc wykonywać nasze usługi. Możemy przekazywać Państwa dane, w szczególności następującym odbiorcom:

  • podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy czynności przetwarzania danych,
  • podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa,
  • innym odbiorcom danych np. bankom, podmiotom dostarczającym przesyłki.

9. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyłączeniem sytuacji wynikających z przepisów prawa.